Inventarisasi
A.
Pengertian
dan Tujuan Inventarisasi
Sebelum
membahas tentang inventarisasi, kita perlu mengenal apa arti dari manajemen
sarana dan prasarana, yang menurut Barnawi dan Arifin (2013: 40) adalah segenap
proses dan pendayagunaan sarana dan prasarana agar mendukung tercapainya tujuan
pendidikan secara tepat guna dan tepat sasaran. Sebuah sekolah pasti memiliki
banyak perlengkapan dan peralatan pendidikan yang digunakan yang biasa disebut
sarana dan prasarana, maka dari itu perlu adanya pencatatan perlengkapan dan
peralatan atau yang disebut barang baik habis pakai maupun tahan lama tersebut
agar pengelolaannya bisa lebih mudah. Lazimnya, proses pencatatan ini biasa
disebut dengan inventarisasi. Inventarisasi berasal dari kata inventaris (Latin = inventarium) yang berarti daftar barang-barang, bahan, dan
sebagainya. Menurut Bafadal (2014: 55) inventarisasi adalah pencatatan dan
penyusunan daftar barang milik negara secara sistematis, tertib, dan teratur
berdasarkan ketentuan-ketentuan dan pedoman-pedoman yang berlaku. . Sedangkan
pengertian dari inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan menurut Minarti (2011:
263) adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik sekolah ke dalam
suatu daftar inventaris barang secara tertib dan teratur menurut ketentetuan
dan tata cara yang berlaku. Menurut Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor Kep.
225/MK/V/4/1971 barang milik negara adalah berupa semua barang yang berasal
atau dibeli dengan dana yang bersumber, baik secara keseluruhan atau sebagiannya,
dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) ataupun dana lainnya yang
barang-barangnya di bawah penguasaan pemerintah, baik pusat, provinsi, maupun
daerah otonom, baik yang berada di dalam maupun luar negeri. Proses pencatatan
tersebut tidak hanya untuk barang milik negara, tetapi juga untuk seluruh
barang yang dimiliki sekolah, baik barang-barang habis pakai maupun barang
tahan lama. Menurut Minarti (2011: 264) barang inventarisasi sekolah adalah
semua barang milik negara (yang dikuasai sekolah) baik yang diadakan/dibeli
melalui dana dari pemerintah, DPP, maupun diperoleh sebagai penukaran, hadiah,
atau hibah serta hasil usaha pembuatan sendiri di sekolah guna menunjang
kelancaran proses belajar mengajar.
Ada
beberapa landasan hukum yang mendasari kegiatan inventarisasi perlengkapan
sekolah (Bafadal, 2014: 56), yaitu:
1. Instruksi
Presiden RI Nomor 3 Tahun 1971, tertanggal 30 Maret 1991
2. Surat
Keputusan Menteri Keuangan Nomor Kep. 225/MK/V/4/1971, tertanggal 13 April 1971
3. Instruksi
Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 9 Tahun 1971, tertanggal 23 Oktober
1971
4. Instruksi
Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 4/M/1980, tertanggal 24 Mei 1980
Inventarisasi
merupakan langkah awal yang harus dilakukan ketika menerima barang, hal ini
dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengelolaan barang-barang yang telah
dimiliki agar tertap terjaga dengan baik. Secara khusus menurut Minarti (2011:
264) berikut tujuan dari inventarisasi:
1. Untuk
menjaga dan menciptakan tertib administrasi sara dan prasarana yang dimiliki
suatu sekolah.
2. Untuk
menghemat keuangan sekolah, baik dalam pengadaan maupun untuk pemliharaan dan
penghapusan sarana dan prasarana sekolah.
3. Sebagai
bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan suatu sekolah dalam bentuk materil
yang dapat dinilai dengan uang.
4. Untuk
memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana yang dimiliki oleh
suatu sekolah.
Daftar
inventarisasi barang yang disusun suatu organisasi yang lengkap, teratur dan
berkelanjutan dapat memberikan manfaat menurut Minarti (2011: 265), yakni
sebagai berikut
1. Menyediakan
data dan informasi dalam rangka menentukan kebutuhan dan menyusun kebutuhan
barang.
2. Memberikan
data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman dalam pengarahan pengadaan
barang.
3. Memberikan
data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman dalam penyaluran barang.
4. Memberikan
data dan informasi dalam menentukan keadaan barang (tua, rusak, lebih) sebagai
dasar untuk menetapkan penghapusannya.
5. Memberikan
data dan informasi dalam rangka memudahkan pengawasan dan pengendalian barang.
B.
Cara
Menginventarisasi Perlengkapan Sekolah
Adapun
kegiatan inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan meliputi dua hal menurut
Minarti (2011: 265-266), yaitu pencatatan perlengkapan dan pembuatan kode
barang, berikut adalah penjelasannya.
1. Pencatatan
Perlengkapan
Tugas
pengelola ialah mencatat semua perlengkapan yang ada atau yang dimilki oleh
lembaga dalam buku inventaris, baik itu barang yang bersifat inventaris maupun
non inventaris. Barang inventaris, seperti meja, bangku, papan tulis, dan
sebagainya. Sedangkan, barang non inventaris, seperti barang-barang yang habis
pakai, misalnya kapur tulis, karbon, kertas, dan sebagainya.
Pelaksanaan
kegiatan pencatatan atau pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam
buku induk barang inventaris, buku golongan barang inventaris, buku catatan
barang non invetaris, daftar laporan triwulan, mutasi barang inventaris, daftar
rekap barang inventaris.
a. Buku
Induk Barang Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris
milik negara dalam lingkungan sekolah menurut urutan tanggal penerimaannya.
b. Buku
Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang
inventaris menurut golongan barang yang telah ditentukan.
c. Buku
Catatan Non-Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang habis pakai,
sperti kapur, pensil, penghapus, papan tulis, kertas ketik, tinta, dan
sebagainya.
d. Daftar
Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventaris adalah daftar tepat mencatat jumlah
bertambah dan/atau berkurangnya barang inventaris sebagai akibat mutasi yang
terjadi dalam triwulan yang bersangkutan. Daftar ini tersusun menurut jenis
barang pada masing-masing golongan inventaris.
e. Membuat
Daftar Isian Inventaris, yaitu tempat-tempat mencatat semua barang inventaris
menurut golongan barangnya.
f. Membuat
Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris, yaitu merupakan daftar yang menunjukkan
jumlah barang inventaris menurut keadaan pada tanggal 1 April tahun yang lalu,
mutasi barang yang terjadi selama setahun tersebut, dan keadaan barang
inventaris pada tanggal 1 April tahun anggaran berikutnya.
2. Pembuatan
Kode Barang
Kode
barang merupakan sebuah tanda yang menunjukkan pemilikan barang. Sandi atau
kode yang dipergunakan melambangkan nama atau urian kelompok/jenis barang
adalah berbentuk angka bilangan (numerik) yang tersusun menurut pola tertentu
agar mudah diingat dan kenali, serta memberi petunjuk mengenai formulir nama
yang harus dipergunakan untuk tempat mencatat jenis barang tertentu. Di samping
itu pula, penyusunan angka nomor kode ini diusahakan agar memungkinkan
dilakukan pengembangan, terutama oleh mereka yang secara langsung menangani
pencatatan barang.
Tujuannya
adalah untuk memudahkan semua pihak dalam mengenal kembali semua
perlengkapan,baik dilihat dari segi kepemilikan, penanggung jawab, maupun jenis
dan golongannya. Pada dasarnya, maksud dan tujuan mengadakan penggolongan
barang ialah agar terdapat cara yang cukup mudah dan efesien untuk mencatat
sekaligus untuk mencari dan menemukan kembali barang tertentu, baik secara
fisik maupun melalui daftar catatan ataupun di dalam ingatan orang. Sesuai
dengan tujuan tersebut, bentuk lambing, sandi, atau kode yang dipergunakan
sebagai pengganti nama atau uraian bagi tiap golongan, kelompok, atau jenis
barang haruslah bersifat membantu/memudahkan pengelihatan dan ingatan orang
dalam mendaoatkan kembali barang yang diinginkan.
C.
Pelaporan
Perlengkapan Sekolah
Dalam
praktiknya, inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan di sekolah harus ada
pelaporan ke instansi yang bertanggung jawab di atas sekolah. Salah satu contohnya
adalah mekanisme laporan triwulan mutasi barang inventaris menurut Minarti
(2011: 268) dapat dilihat pada bagan berikut
DAFTAR PUSTAKA
Bafadal,
Ibrahim. 2014. Manajemen Perlengkapan
Sekolah: Teori dan Aplikasinya. Jakarta: PT Bumi Aksara
Minarti,
Sri. 2011. Manajemen Sekolah: Mengelola
Lembaga Pendidikan Secara Mandiri. Jogjakarta: Ar-Ruzz Media
Barnarwi.
dan Arifin, M. 2013. Manajemen Sarana dan
Prasarana Sekolah. Jogjakarta: Ar-Ruzz Media
0 komentar:
Posting Komentar